VERSLAG Cursus Publiciteit en Fondsenwerving november 2013 door Hilbrand Adema(www.ademamusica.nl)
Namens Gospelkoor Glorify zouden Rianne en ik naar de “cursus publiciteit en fondsenwerving” gaan. Rianne heeft voor het 15- en 20-jarig jubileum de fondsenwerving gedaan, zelf vertegenwoordigde ik het bestuur. Rianne was erg benieuwd of ze er nog eye-openers zou horen, voor mij zou alles nieuw zijn. Wij gingen op zaterdagochtend, 2 november, met ”een open mind” naar de Muziekschool in Middelburg. Daar zou de cursus worden gegeven onder enthousiaste leiding van Hilbrand Adema.
Er waren nog drie andere koren vertegenwoordigd: X-Stream, A58, en de Sea Sound Singers. Na een bak koffie en een kennismakingsrondje gingen we aan de slag. We moesten onze verwachtingen van deze cursus uitspreken en wat ons boeiend leek. Men wilde vooral weten of ze nog iets nieuws zouden horen naast wat men al deed om geld te werven. Zelf was ik benieuwd naar het psychologische aspect: hoe krijg je mensen zo ver dat ze financieel of in natura met jou in zee gaan? Hoe bewerkstellig je de win/win situatie? Want dat is sponsoren immers: je geeft en je krijgt…iedereen blij en tevreden… Die dag hebben we het daar vooral over gehad. Hoe benader je mensen, wat bied je ze aan, hoe overtuig je ze van wat je te bieden hebt, hoe enthousiast ben je…enz. Hilbrand heeft de ervaring dat je sponsors niet moet proberen te werven via de mail. Gebruik de telefoon of nog beter, ga langs. Bereid je gesprek goed voor en zorg dat je kennis hebt over wie je gaat spreken, vooral bij “koude contacten”. (Lees “Koude contacten…brrr” van Victor Bonk). Dit soort gesprekken hebben we geoefend in rollenspelletjes, en dat viel nog niet altijd mee. Kort en duidelijk moest het, open vragen stellen en in no time komen met wat je te bieden/geven hebt. Want, aldus Hilbrand, “geven loont!” “Warme contacten” spreken is gemakkelijker. Dit zijn mensen die je al in je netwerk hebt zitten, die je kent, die al eerder gesponsord hebben. We gingen die dag met een vijftal opdrachten naar huis o.a.: maak een korte schets van de sterke punten van je koor, beschrijf kort een project naar keuze dat je zou willen uitvoeren, geef aan welke fondsen of geldgevers je daarvoor bereid wilt vinden en waarom, maak een wervingsbrief.
Twee weken later hebben we de opdrachten besproken. Enkele belangrijke punten die daaruit kwamen: je netwerk is essentieel! Zorg dat je het netwerk van je koorleden goed in beeld hebt. Maak een netwerkbank. Maak een lange termijn plan, b.v. 5 jaar, met een lange termijn visie. Je kunt je doelen en acties daarin verwerken. Het voorkomt dat je ad hoc moet denken en organiseren.
Wat betreft de fondswerving: je moet je er echt in verdiepen wat je waar, wanneer en hoe het beste kunt aanvragen. Enkele tips van Hillbrand: geld moet in verhouding staan met kosten. Je kunt hoogstens 50% vragen, de rest moet je zelf bij elkaar vergaren. Begrotingen nooit verschillend de deur uitsturen. Communiceer altijd iedere verandering, ook successen. Wees zo open en eerlijk mogelijk. Geen betaalde krachten (b.v. dirigent) in het bestuur. Blijft fondswerving een ondoorzichtige ingewikkelde klus waar je zelf niet uitkomt, dan kun je altijd nog Hilbrand Adema inhuren :)
De coaching door Hilbrand Adema was inspirerend, gezellig en leerzaam.
Maar vooral was het ook leuk om zo de ervaringen, problemen en successen van andere koren te horen en mee te nemen in je eigen plannen.
Irma Heijmans (Gospelkoor Glorify Middelburg)
